Rechnung und E-Rechnung kostenlos erstellen

Häufige Fragen

Wie erstelle ich eine E-Rechnung kostenlos?

Im Rechnungs-Tool von involy legst du eine neue Rechnung an, trägst Empfänger und Positionen ein und lädst sie über „XRechnung XML“ als E-Rechnung herunter. Das kostet nichts, braucht keine Anmeldung und hat kein Monatskontingent. Fehlt ein Pflichtfeld, zeigt involy vor dem Download, welches. Die XML-Datei schickst du deinem Kunden per E-Mail oder lädst sie im Rechnungsportal der Behörde hoch.

Was muss eine Rechnung nach § 14 UStG enthalten?

Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum bzw. den Leistungszeitraum, den Nettobetrag, den Steuersatz und den darauf entfallenden Steuerbetrag – oder bei Steuerbefreiung einen Hinweis darauf. involy füllt diese Felder in jeder Vorlage vor.

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine maschinenlesbare E-Rechnung im XML-Format nach dem europäischen Standard EN 16931 (UBL 2.1). Sie ersetzt das PDF im Geschäftsverkehr mit Behörden und zunehmend auch im B2B. involy exportiert aus jeder Rechnung mit einem Klick eine XRechnung-konforme XML-Datei.

Wo trage ich die Leitweg-ID für eine XRechnung ein?

Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen, zum Beispiel 04011000-1234512345-06. Du bekommst sie vom Auftraggeber, meist steht sie im Auftrag oder in der Bestellung. In involy trägst du sie beim Rechnungsempfänger in das Feld „Leitweg-ID / Referenz“ ein. Sie landet dann in der XRechnung im Pflichtfeld Käuferreferenz (BT-10), und involy prüft vorher die Prüfziffer. Mit gültiger Leitweg-ID musst du in involy keine E-Mail-Adresse der Behörde eintragen; die XRechnung lädst du dann im Rechnungsportal der Behörde hoch. Ohne Leitweg-ID kann das Portal die Rechnung meist nicht zustellen und weist sie zurück. Bei Firmen kannst du dort die Referenz eintragen, die der Kunde auf der Rechnung sehen will, etwa eine Bestell- oder Vorgangsnummer, oder das Feld leer lassen.

Ab wann ist die E-Rechnung im B2B Pflicht?

Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand greift gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Als E-Rechnung gilt seit 2025 nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, in der Regel nach der Norm EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Ein PDF ist eine „sonstige Rechnung“. An andere Unternehmen darfst du in der Übergangszeit weiter PDF- oder Papierrechnungen schicken: bis Ende 2026 alle, bis Ende 2027 Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz – ein PDF jeweils nur, wenn der Empfänger zustimmt. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ausgenommen.

Wie erstelle ich als Kleinunternehmer eine Rechnung?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus, müssen aber auf den Grund hinweisen – etwa mit dem Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ involy blendet im Kleinunternehmer-Modus den Steuerausweis aus und ergänzt diesen Hinweis automatisch.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF, in das dieselben strukturierten Daten eingebettet sind. Beide erfüllen die EN 16931. involy exportiert das XRechnung-XML und zusätzlich ein PDF, das du separat versenden kannst.

Mehr Antworten in den häufigen Fragen.

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