FAQ
Häufige Fragen
Antworten zu Rechnungen und E-Rechnung, EÜR, Vorsteuer und der Kleinunternehmerregelung – verständlich erklärt für Freelancer und Selbstständige.
Rechnung erstellen
Was muss eine Rechnung nach § 14 UStG enthalten?
Eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG muss folgende Pflichtangaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung (Leistungsdatum oder Leistungszeitraum), Nettobetrag, anzuwendender Steuersatz sowie den darauf entfallenden Steuerbetrag – oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
Wie erstelle ich als Kleinunternehmer eine Rechnung?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten sein, z. B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle anderen Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben bestehen. Im Rechnungs-Tool von involy wählst du dafür den Steuerstatus „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ – der Hinweis erscheint dann automatisch auf der Rechnung und in der XRechnung.
Was ist eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer muss innerhalb eines Unternehmens einmalig und fortlaufend vergeben werden, sodass jede Rechnung eindeutig identifizierbar ist. Eine typische Form ist z. B. „2024-001“, „RE-2024-001“ oder „2024/01“. Lücken in der Nummerierung sind grundsätzlich erlaubt, solange die Nummern eindeutig sind. involy vergibt automatisch fortlaufende Rechnungsnummern.
Muss ich ein Leistungsdatum auf der Rechnung angeben?
Ja. Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung ist eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG. Das Leistungsdatum kann vom Rechnungsdatum abweichen. Bei einem Leistungszeitraum (z. B. monatliche Dienstleistung) ist der Zeitraum anzugeben.
Kann ich Rechnungen auch in einer Fremdwährung ausstellen?
Rechnungen können in einer anderen Währung ausgestellt werden, der Steuerbetrag muss jedoch in Euro angegeben sein. involy arbeitet derzeit ausschließlich in Euro.
Vorsteuer & § 15 UStG
Was ist die Vorsteuer und wer kann sie abziehen?
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer auf seine Eingangsrechnungen (Betriebsausgaben) zahlt. Unternehmer, die selbst Umsatzsteuer abführen (Regelbesteuerer), können diese Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern – das nennt sich Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. Beispiel: Du kaufst einen Laptop für 1.190 € brutto (1.000 € + 190 € MwSt). Die 190 € Vorsteuer kannst du gegenüber dem Finanzamt geltend machen.
Können Kleinunternehmer die Vorsteuer abziehen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen keine Vorsteuer abziehen. Das ist der wesentliche Nachteil der Kleinunternehmerregelung: Wer keine Umsatzsteuer ausweist, kann auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen erstattet bekommen.
Welche Belege brauche ich für den Vorsteuerabzug?
Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG benötigst du eine ordnungsgemäße Rechnung des Lieferanten, die alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV. involy hilft dir, alle Eingangsrechnungen strukturiert zu dokumentieren und für Steuerprüfungen aufzubereiten.
Wie berechne ich die Vorsteuer aus einem Bruttobetrag?
Formel für 19 % MwSt: Vorsteuer = Bruttobetrag × 19 / 119. Beispiel: 595 € brutto × 19 / 119 = 95 € Vorsteuer. Für 7 % MwSt: Bruttobetrag × 7 / 107. involy berechnet die Vorsteuer automatisch für alle Steuersätze.
Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?
Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer) ist die Steuer, die du auf deinen Ausgangsrechnungen (Verkäufe) ausweist und ans Finanzamt abführst. Vorsteuer ist die Steuer auf deinen Eingangsrechnungen (Einkäufe), die du dir vom Finanzamt zurückholst. Die Differenz aus Umsatzsteuer minus Vorsteuer ergibt die Zahllast (oder Erstattung) in der Umsatzsteuervoranmeldung.
Wie wirkt sich ein privater Nutzungsanteil aus?
Nutzt du etwas auch privat, etwa Handy, Internet oder Laptop, stellst du im EÜR-Tool den privaten Anteil ein. involy kürzt dann zwei Werte: die abziehbare Vorsteuer und die Betriebsausgabe. Beispiel: Eine Handyrechnung über 59,50 € brutto mit 19 % USt und 20 % Privatanteil ergibt 7,60 € Vorsteuer statt 9,50 € und 40 € Betriebsausgabe statt 50 €.
Was gilt bei Rechnungen aus dem EU-Ausland (Reverse Charge)?
Kaufst du eine Leistung bei einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land ein, etwa ein Software-Abo, schuldest in der Regel du die deutsche Umsatzsteuer darauf (Reverse Charge, § 13b UStG). Du gibst sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung an und ziehst sie als Regelbesteuerer im selben Zug als Vorsteuer wieder ab, sodass unterm Strich meist nichts zu zahlen ist. Als Kleinunternehmer musst du sie zahlen, kannst sie aber nicht abziehen. involy bucht diese Fälle nicht automatisch; das EÜR-Tool weist bei EU-Anbietern darauf hin.
EÜR
Was ist eine EÜR?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ist die vereinfachte Gewinnermittlung für Freiberufler und nicht bilanzierungspflichtige Gewerbetreibende. Der Gewinn ergibt sich aus den Betriebseinnahmen abzüglich der Betriebsausgaben – maßgeblich ist grundsätzlich der Zeitpunkt der Zahlung.
Wie erstelle ich eine EÜR?
Du stellst die Betriebseinnahmen eines Jahres den Betriebsausgaben gegenüber, die Differenz ist dein Gewinn. Steuerlich zählt dabei grundsätzlich das Jahr, in dem das Geld geflossen ist (§ 11 EStG). Im EÜR-Tool von involy erfasst du Einnahmen, Ausgaben und wiederkehrende Kosten, ordnest die Ausgaben Kategorien wie Software oder Reise zu und siehst je Jahr die Summen, den Gewinn und die Vorsteuer. Diese Zahlen sind die Grundlage für die Anlage EÜR.
Wie gebe ich die EÜR beim Finanzamt ab?
Elektronisch, als Anlage EÜR zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung, über ELSTER oder eine Steuersoftware. Eine formlose Aufstellung auf Papier reicht seit dem Steuerjahr 2017 grundsätzlich nicht mehr. involy sendet nichts ans Finanzamt: Es liefert dir die Summen je Jahr und Kategorie, mit denen du die Anlage EÜR ausfüllst.
Kleinunternehmerregelung § 19 UStG
Wann gilt die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt (Grenzen ab 2025). Als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja. Du kannst durch Regelbesteuerungsoption auf die Kleinunternehmerregelung verzichten (§ 19 Abs. 2 UStG). Das lohnt sich, wenn du hohe Vorsteuerbeträge aus Betriebsausgaben abziehen möchtest oder vorwiegend mit vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen zusammenarbeitest. Der Verzicht bindet dich für mindestens 5 Jahre.
Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?
Überschreitest du die 25.000 €-Grenze im Vorjahr, wechselst du im Folgejahr in die Regelbesteuerung. Überschreitest du die 100.000 €-Grenze im laufenden Jahr, bist du ab dem nächsten Umsatz sofort regelbesteuert. Du musst dann Umsatzsteuer ausweisen, Voranmeldungen abgeben und kannst Vorsteuer abziehen.
E-Rechnung & XRechnung
Rechnung zu XML – wie funktioniert das?
Eine Rechnung zu XML zu konvertieren bedeutet, die Rechnungsdaten in ein maschinenlesbares Format zu überführen – in Deutschland meist XRechnung (UBL 2.1) oder ZUGFeRD. Mit involy geht das in einem Klick: Rechnung erstellen, auf „XRechnung XML“ klicken und die fertige XML-Datei herunterladen. Diese Datei enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und kann direkt in Buchhaltungssoftware wie DATEV, lexoffice oder sevDesk importiert werden.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format nach dem deutschen Standard XRechnung (basierend auf der europäischen Norm EN 16931). Anders als ein PDF enthält eine XRechnung maschinenlesbare Daten, die Buchhaltungssoftware automatisch einlesen kann – kein manuelles Abtippen mehr. Seit 2020 ist die XRechnung für Rechnungen an Bundesbehörden Pflicht.
Ab wann ist die E-Rechnung im B2B Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können (B2B-Empfangspflicht). Das Versenden von E-Rechnungen wird schrittweise Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 €, ab 2028 für alle übrigen Unternehmen. Kleinunternehmer sind vorerst ausgenommen, sollten sich aber vorbereiten.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Als E-Rechnung gilt seit 2025 nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, in der Regel nach der Norm EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Ein PDF ist eine „sonstige Rechnung“. An andere Unternehmen darfst du in der Übergangszeit weiter PDF- oder Papierrechnungen schicken: bis Ende 2026 alle, bis Ende 2027 Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz – ein PDF jeweils nur, wenn der Empfänger zustimmt. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ausgenommen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es ist ein normales PDF, in das unsichtbar ein XML-Datensatz nach EN 16931 eingebettet ist. Beide Formate sind gesetzlich anerkannte E-Rechnungen. involy exportiert derzeit XRechnung als XML-Datei.
Kann ich mit involy eine XRechnung erstellen?
Ja. involy exportiert deine Rechnungen als XRechnung-konforme XML-Datei (UBL 2.1, EN 16931, XRechnung 3.0). Einfach die Rechnung erstellen, auf „XRechnung XML“ klicken und die Datei herunterladen. Diese XML-Datei kannst du per E-Mail an deinen Kunden schicken oder in dessen Buchhaltungssoftware hochladen.
Was brauche ich, um eine gültige XRechnung zu erstellen?
Für eine gültige XRechnung nach § 14 UStG benötigst du: Name und Adresse beider Parteien, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und -zeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie deine Bankverbindung (IBAN). Bei Rechnungen an Behörden kommt die Leitweg-ID dazu. Alle diese Felder kannst du in involy hinterlegen.
Wo trage ich die Leitweg-ID für eine XRechnung ein?
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen, zum Beispiel 04011000-1234512345-06. Du bekommst sie vom Auftraggeber, meist steht sie im Auftrag oder in der Bestellung. In involy trägst du sie beim Rechnungsempfänger in das Feld „Leitweg-ID / Referenz“ ein. Sie landet dann in der XRechnung im Pflichtfeld Käuferreferenz (BT-10), und involy prüft vorher die Prüfziffer. Mit gültiger Leitweg-ID musst du in involy keine E-Mail-Adresse der Behörde eintragen; die XRechnung lädst du dann im Rechnungsportal der Behörde hoch. Ohne Leitweg-ID kann das Portal die Rechnung meist nicht zustellen und weist sie zurück. Bei Firmen kannst du dort die Referenz eintragen, die der Kunde auf der Rechnung sehen will, etwa eine Bestell- oder Vorgangsnummer, oder das Feld leer lassen.
involy – Das Tool
Was ist involy?
involy ist eine kostenlose Sammlung kleiner Buchhaltungs-Tools für Selbstständige, Freelancer und Kleinunternehmer in Deutschland. Mit involy kannst du Rechnungen schreiben (PDF und XRechnung-XML nach EN 16931), deine EÜR mit Gewinn und Umsatzsteuer-Zahllast vorbereiten, Vorsteuer nach § 15 UStG dokumentieren und als Kleinunternehmer deine Umsatzgrenzen nach § 19 UStG im Blick behalten. Gerechnet und gespeichert wird direkt in deinem Browser – ohne Anmeldung, ohne Cloud, ohne Tracking.
Ist involy wirklich kostenlos?
Ja, involy ist vollständig kostenlos. Es gibt kein Freemium-Modell, keine versteckten Kosten und keine Premium-Version. Ich entwickle und betreibe involy allein, neben meiner Arbeit an Websites und Automatisierungen (ProNetwork Media). Wenn dir involy hilft, freue ich mich über eine kurze Nachricht.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Deine Buchhaltungsdaten werden ausschließlich lokal in deinem Browser gespeichert (localStorage) – es gibt kein Nutzerkonto und keine Datenbank, in der ich sie ablegen würde. Zwei Ausnahmen lege ich offen: Beim XRechnung-XML-Export wird die fertige Datei einmalig über den Server von involy geleitet, damit der Browser den Download akzeptiert (ohne Speicherung), und das Kontaktformular verschickt eine E-Mail. Details dazu in der Datenschutzerklärung.
Brauche ich eine Anmeldung oder einen Account?
Nein. involy funktioniert ohne Registrierung, ohne E-Mail-Adresse und ohne Passwort. Einfach die URL öffnen und loslegen.
Kann ich meine Daten sichern und auf einem anderen Gerät nutzen?
Ja. Alle drei Tools (EÜR & Vorsteuer, Kleinunternehmer, Rechnungen) bieten einen JSON-Backup-Export. Diese Datei kannst du auf einem anderen Gerät über „Backup wiederherstellen“ importieren. Jedes Tool hat seine eigene Backup-Datei; lädst du sie im falschen Tool, sagt dir involy, wohin sie gehört. Für den Steuerberater gibt es zusätzlich einen CSV-Export.
Ist involy steuerprüfungssicher?
Nein, nicht im Sinne der GoBD: Deine Einträge lassen sich jederzeit ändern oder löschen, involy führt kein Änderungsprotokoll und archiviert keine Belege. Es hilft dir, Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu erfassen und für die Steuererklärung oder den Steuerberater aufzubereiten. Die Belege selbst bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf. Für die Korrektheit deiner Steuererklärung bist du selbst verantwortlich, ggf. mit Unterstützung eines Steuerberaters.
Wie genau ist der Gewinn, den involy berechnet?
Rechnerisch exakt, steuerlich eine Näherung, deshalb steht beim Gewinn „ca.“. involy ordnet Einnahmen nach Rechnungsdatum zu und zählt auch offene Rechnungen mit, in der EÜR zählt aber der Zahlungseingang. Größere Anschaffungen setzt involy sofort voll an, statt sie abzuschreiben, und Sonderregeln wie bei Bewirtungskosten rechnet es nicht ein. Der Wert ist ein guter Ausgangspunkt, ersetzt aber keine Steuerberatung.
Können meine Daten verloren gehen?
Ja, weil sie nur auf deinem Gerät liegen. Die Daten verschwinden, wenn du die Website-Daten oder den Browser-Cache löschst, im privaten Modus arbeitest, den Browser oder das Gerät wechselst – und Safari entfernt die Daten einer Seite automatisch, wenn du sie an sieben Safari-Nutzungstagen nicht besucht hast. Erstelle deshalb regelmäßig ein Backup über „Backup herunterladen“ und bewahre die JSON-Datei zum Beispiel in einem Cloud-Ordner auf. Die Tools erinnern dich daran, sobald das letzte Backup länger als zwei Wochen zurückliegt. Auf dem Handy findest du Backup und Wiederherstellen im Menü „Mehr“.
Kann ich alle Daten löschen und neu anfangen?
Ja. In jedem Tool steht am Ende der Einstellungen der Link „Alle Daten dieses Tools löschen“. Der Dialog zeigt, wie viele Einträge betroffen sind, bietet vorher ein Backup an und verlangt eine Bestätigung. Gelöscht werden nur die Einträge des jeweiligen Tools, zum Beispiel Ausgaben, Fixkosten und Einnahmen der EÜR. Deine Stammdaten wie Name und Steuernummer bleiben erhalten, und die anderen Tools sind nicht betroffen. Nützlich nach dem Ausprobieren mit Testdaten oder bevor du ein Gerät weitergibst.
Wie speichere ich eine PDF auf dem iPhone oder iPad?
In jedem Tool gibt es den Button „PDF herunterladen“. Die Datei wird direkt auf deinem Gerät erzeugt und landet in der Dateien-App unter „Downloads“. Von dort kannst du sie per E-Mail oder Messenger weiterschicken oder über das Teilen-Symbol drucken. Das funktioniert nur in Safari, Chrome oder Firefox – nicht im eingebauten Browser von Mail- oder Messenger-Apps. Öffne den Link in dem Fall über „In Safari öffnen“.
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