FAQ
Häufige Fragen
Antworten zu Rechnungen, Vorsteuer und der Kleinunternehmerregelung – verständlich erklärt für Freelancer und Selbstständige.
Rechnung erstellen
Was muss eine Rechnung nach § 14 UStG enthalten?
Eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG muss folgende Pflichtangaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung (Leistungsdatum oder Leistungszeitraum), Nettobetrag, anzuwendender Steuersatz sowie den darauf entfallenden Steuerbetrag – oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
Wie erstelle ich als Kleinunternehmer eine Rechnung?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten sein, z. B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Alle anderen Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben bestehen. Das involy Rechnungs-Tool erkennt den Kleinunternehmer-Modus automatisch, wenn alle Positionen mit 0 % Mehrwertsteuer angelegt werden.
Was ist eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer muss innerhalb eines Unternehmens einmalig und fortlaufend vergeben werden, sodass jede Rechnung eindeutig identifizierbar ist. Eine typische Form ist z. B. „2024-001", „RE-2024-001" oder „2024/01". Lücken in der Nummerierung sind grundsätzlich erlaubt, solange die Nummern eindeutig sind. involy vergibt automatisch fortlaufende Rechnungsnummern.
Muss ich ein Leistungsdatum auf der Rechnung angeben?
Ja. Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung ist eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG. Das Leistungsdatum kann vom Rechnungsdatum abweichen. Bei einem Leistungszeitraum (z. B. monatliche Dienstleistung) ist der Zeitraum anzugeben.
Kann ich Rechnungen auch in einer Fremdwährung ausstellen?
Rechnungen können in einer anderen Währung ausgestellt werden, der Steuerbetrag muss jedoch in Euro angegeben sein. involy arbeitet derzeit ausschließlich in Euro.
Vorsteuer & § 15 UStG
Was ist die Vorsteuer und wer kann sie abziehen?
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer auf seine Eingangsrechnungen (Betriebsausgaben) zahlt. Unternehmer, die selbst Umsatzsteuer abführen (Regelbesteuerer), können diese Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern – das nennt sich Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. Beispiel: Du kaufst einen Laptop für 1.190 € brutto (1.000 € + 190 € MwSt). Die 190 € Vorsteuer kannst du gegenüber dem Finanzamt geltend machen.
Können Kleinunternehmer die Vorsteuer abziehen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen keine Vorsteuer abziehen. Das ist der wesentliche Nachteil der Kleinunternehmerregelung: Wer keine Umsatzsteuer ausweist, kann auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen erstattet bekommen.
Welche Belege brauche ich für den Vorsteuerabzug?
Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG benötigst du eine ordnungsgemäße Rechnung des Lieferanten, die alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV. involy hilft dir, alle Eingangsrechnungen strukturiert zu dokumentieren und für Steuerprüfungen aufzubereiten.
Wie berechne ich die Vorsteuer aus einem Bruttobetrag?
Formel für 19 % MwSt: Vorsteuer = Bruttobetrag × 19 / 119. Beispiel: 595 € brutto × 19 / 119 = 95 € Vorsteuer. Für 7 % MwSt: Bruttobetrag × 7 / 107. involy berechnet die Vorsteuer automatisch für alle Steuersätze.
Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?
Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer) ist die Steuer, die du auf deinen Ausgangsrechnungen (Verkäufe) ausweist und ans Finanzamt abführst. Vorsteuer ist die Steuer auf deinen Eingangsrechnungen (Einkäufe), die du dir vom Finanzamt zurückholst. Die Differenz aus Umsatzsteuer minus Vorsteuer ergibt die Zahllast (oder Erstattung) in der Umsatzsteuervoranmeldung.
Kleinunternehmerregelung § 19 UStG
Wann gilt die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt (Grenzen ab 2025). Als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja. Du kannst durch Regelbesteuerungsoption auf die Kleinunternehmerregelung verzichten (§ 19 Abs. 2 UStG). Das lohnt sich, wenn du hohe Vorsteuerbeträge aus Betriebsausgaben abziehen möchtest oder vorwiegend mit vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen zusammenarbeitest. Der Verzicht bindet dich für mindestens 5 Jahre.
Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?
Überschreitest du die 25.000 €-Grenze im Vorjahr, wechselst du im Folgejahr in die Regelbesteuerung. Überschreitest du die 100.000 €-Grenze im laufenden Jahr, bist du ab dem nächsten Umsatz sofort regelbesteuert. Du musst dann Umsatzsteuer ausweisen, Voranmeldungen abgeben und kannst Vorsteuer abziehen.
E-Rechnung & XRechnung
Rechnung zu XML – wie funktioniert das?
Eine Rechnung zu XML zu konvertieren bedeutet, die Rechnungsdaten in ein maschinenlesbares Format zu überführen – in Deutschland meist XRechnung (UBL 2.1) oder ZUGFeRD. Mit involy geht das in einem Klick: Rechnung erstellen, auf „XRechnung XML" klicken und die fertige XML-Datei herunterladen. Diese Datei enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und kann direkt in Buchhaltungssoftware wie DATEV, lexoffice oder sevDesk importiert werden.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format nach dem deutschen Standard XRechnung (basierend auf der europäischen Norm EN 16931). Anders als ein PDF enthält eine XRechnung maschinenlesbare Daten, die Buchhaltungssoftware automatisch einlesen kann – kein manuelles Abtippen mehr. Seit 2020 ist die XRechnung für Rechnungen an Bundesbehörden Pflicht.
Ab wann ist die E-Rechnung im B2B Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können (B2B-Empfangspflicht). Das Versenden von E-Rechnungen wird schrittweise Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 €, ab 2028 für alle übrigen Unternehmen. Kleinunternehmer sind vorerst ausgenommen, sollten sich aber vorbereiten.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es ist ein normales PDF, in das unsichtbar ein XML-Datensatz nach EN 16931 eingebettet ist. Beide Formate sind gesetzlich anerkannte E-Rechnungen. involy exportiert derzeit XRechnung als XML-Datei.
Kann ich mit involy eine XRechnung erstellen?
Ja. involy exportiert deine Rechnungen als XRechnung-konforme XML-Datei (UBL 2.1, EN 16931, XRechnung 3.0). Einfach die Rechnung erstellen, auf „XRechnung XML" klicken und die Datei herunterladen. Diese XML-Datei kannst du per E-Mail an deinen Kunden schicken oder in dessen Buchhaltungssoftware hochladen.
Was brauche ich, um eine gültige XRechnung zu erstellen?
Für eine gültige XRechnung nach § 14 UStG benötigst du: Name und Adresse beider Parteien, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und -zeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie deine Bankverbindung (IBAN). Alle diese Felder kannst du in involy hinterlegen.
involy – Das Tool
Was ist involy?
involy ist eine kostenlose Sammlung kleiner Buchhaltungs-Tools für Selbstständige, Freelancer und Kleinunternehmer in Deutschland. Mit involy kannst du Rechnungen schreiben (PDF und XRechnung-XML nach EN 16931), eine vollständige EÜR mit Umsatzsteuer-Zahllast ans Finanzamt erstellen, Vorsteuer nach § 15 UStG dokumentieren und als Kleinunternehmer deine Umsatzgrenzen nach § 19 UStG im Blick behalten. Alles läuft direkt im Browser – ohne Anmeldung, ohne Cloud, ohne Tracking.
Ist involy wirklich kostenlos?
Ja, involy ist vollständig kostenlos. Es gibt kein Freemium-Modell, keine versteckten Kosten und keine Premium-Version. Das Tool wird als Selbstständiger für Selbstständige entwickelt.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Alle Daten werden ausschließlich lokal in deinem Browser gespeichert (localStorage). Es gibt keinen Server, keine Datenbank, keine Cloud. Deine Daten verlassen deinen Computer nicht. Das macht involy 100 % DSGVO-konform ohne Aufwand.
Brauche ich eine Anmeldung oder einen Account?
Nein. involy funktioniert ohne Registrierung, ohne E-Mail-Adresse und ohne Passwort. Einfach die URL öffnen und loslegen.
Kann ich meine Daten sichern und auf einem anderen Gerät nutzen?
Ja. Sowohl das Vorsteuer-Tool als auch das Rechnungs-Tool bieten einen JSON-Backup-Export. Diese Datei kannst du auf einem anderen Gerät importieren. Für den Steuerberater gibt es zusätzlich einen CSV-Export.
Ist involy steuerprüfungssicher?
involy hilft dir, deine Belege strukturiert zu erfassen und für Prüfungen aufzubereiten. Das Tool ersetzt jedoch keine steuerliche Beratung. Für die Korrektheit deiner Steuererklärung bist du selbst verantwortlich, ggf. mit Unterstützung eines Steuerberaters.
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